Informationen zur Reisekostenerstattung
Bei der Erstattung der Reisekosten unterliegt die Stiftung vielen Regelungen. Um sie erstatten zu können, müssen wir diese befolgen. Damit das für euch so einfach wie möglich ist, findet ihr die Informationen gesammelt auf diesem Merkblatt.
Die Reisekosten werden aus Steuermitteln oder Spenden erstattet. Daher bitten wir euch, stets auf die Verhältnismäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit eurer Ausgaben zu achten. So können wir möglichst vielen Ehrenamtlichen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen ermöglichen.
Grundsätzlich können Fahrtkosten mit der Bahn oder dem eigenen PKW sowie notwendige Übernachtungskosten erstattet werden.
Grundlegendes
Grundlage für die Erstattung der Reisekosten ist die Teilnahme an der Veranstaltung. Bitte achtet daher darauf, die Anwesenheitsliste zu unterschreiben.
Nur Fahrten, die bereits stattgefunden haben, können erstattet werden. Der Antrag auf Erstattung kann frühestens am letzten Reisetag datiert, unterschrieben und eingereicht werden.
Der vollständig und korrekt ausgefüllte Antrag auf Erstattung der Reisekosten (ggf. mit weiteren Nachweisen und Vergleichsangeboten) muss spätestens vier Wochen nach der Veranstaltung bei der Stiftung Bildung vorliegen.
Erstattung Zugtickets
Erstattet werden können die Kosten für Zugfahrten vom Wohn- zum Veranstaltungsort sowie vom Veranstaltungs- zum Wohnort.
Stornierungskosten sind nicht erstattungsfähig, daher können Kosten für Flexpreis-Tickets übernommen werden.
Sollte eure Reiseplanung von den Vorgaben abweichen, sprecht uns rechtzeitig und für jede Veranstaltung neu an. Wir finden sicher eine passende Lösung, um eure Reisekosten erstatten zu können.
Erstattung von 1.-Klasse-Zugtickets
Dies ist immer eine Ausnahme. Fahrten in der 1. Klasse können nur erstattet werden, wenn sie nachweislich günstiger sind als 2. Klasse mit den gleichen Rabatten (z. B. Bahncard).
Eine Absprache ist immer und vor jeder Buchung notwendig. Dafür ist ein Nachweis als Screenshot unbedingt erforderlich und mit dem Reisekostenantrag einzureichen.
Anreise mit dem Auto
PKW-Fahrtkosten können mit 20 Cent pro Kilometer für die Anreise vom Wohn- zum Veranstaltungsort sowie für die Abreise vom Veranstaltungs- zum Wohnort abgerechnet werden.
Als Nachweis muss ein Screenshot der Routenplanung mit plausibler Kilometerangabe erbracht werden.
Maximal können von der Stiftung Bildung für die An- und Abreise mit dem PKW 130,00 Euro erstattet werden.
Parkkosten
Parkkosten sind zu begründen und können mit maximal 15 Euro pro Tag erstattet werden, wenn ein entsprechender Beleg vorliegt.
Kosten für die Übernachtung
Sollte die Teilnahme eine Übernachtung erfordern (Start der Reise vor 6:00 Uhr, Ende der Reise nach 24:00 Uhr), können regulär Hotelkosten i. H. v. maximal 70,00 Euro ohne Frühstück durch die Stiftung erstattet werden.
Kosten für Frühstück können leider nicht erstattet werden.
Höhere Übernachtungskosten (über 70,00 Euro) müssen immer mit drei schriftlich vorliegenden Angeboten begründet werden. Die Angebote müssen dokumentiert und die Auswahl schriftlich begründet werden.
Wenn ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, sprecht uns bitte immer und gern frühzeitig an!
Einverständniserklärung zur Verarbeitung von Bildern und Videos
Im Rahmen der Veranstaltung werden Fotos und Videos aufgenommen, die für dokumentarische Zwecke sowie zur Nutzung auf unseren Kommunikationskanälen (z. B. Webseite, Social Media, Newsletter) verwendet werden können.
Mit eurer Anmeldung erklärt ihr euch damit einverstanden, dass Bild- und Videoaufnahmen, auf denen ihr oder euer zu betreuendes Kind möglicherweise abgebildet sind, von uns verarbeitet, gespeichert und veröffentlicht werden dürfen.
Ihr habt jederzeit das Recht, der Verwendung eurer Bilder und Videos zu widersprechen. In diesem Fall bitten wir um eine schriftliche Mitteilung.
Datenschutzerklärung
Wir nehmen den Schutz eurer personenbezogenen Daten ernst. Eure Daten werden ausschließlich im Rahmen der Veranstaltung und zur oben genannten Nutzung von Bild- und Videoaufnahmen verarbeitet.
Weitere Informationen zur Verarbeitung eurer Daten findet ihr in unserer vollständigen Datenschutzerklärung, die auf unserer Webseite einsehbar ist: https://klon.stiftungbildung.org/datenschutz/